L'un des challenges de l'élaboratoire JustOdooIt d'Élabore est de proposer et d'accompagner de petites structures ayant une plue value sociale, sociétale, culturelle ou écologique et ayant des moyens financiers limités, sur des outils informatiques open-sources performants, décentralisés et modulables à moindres frais.

Le travail de Maintenance Opérationnelle est d'assurer l'administration système de vos serveurs et outils. Cela consiste à assurer une continuité de services sur vos outils, leur sécurité et leur mise à jour. Ce travail, quand il est bien fait, n'est pas visible.

L'administration système est déjà un métier complexe lorsqu'il s'agit de gérer un serveur centralisé, il l'est encore plus lorsqu'il s'agit de gérer une multitude de serveurs, comme c'est le cas d'Élabore avec ses clients.
C'est, en effet, une volonté d'Élabore de ne pas proposer des services centralisés, mais de déployer les outils sur les serveurs de ses clients afin de les rendre moins dépendants d'Élabore. Et c'est un challenge de le proposer à un coût réduit.

Pour l'adminisitration système, chez Elabore, nous utilisons et maintenons le script 0K en partenariat avec la SCIC Mycéliandre et l'association Lokavaluto. Ce script est une accumulation de codes et savoirs depuis plus de 20 ans par ses créateurs, permettant de gagner un temps précieux pour l’installation des outils, l’installation des sécurités, des mises à jour et l’intégration de nouveaux outils. Il faut le voir comme un bateau rapide et très stable avec plein de fonctionnalités et de sécurités qui l’empêchent de couler (radar, sonar, tour de contrôle, ancre, moteurs efficaces, etc.). De plus, il faut imaginer que ce même bateau est installé chez tous nos clients afin de faciliter et réduire les coûts de la maintenance qui est la même partout.

L'informatique est un domaine en constante évolution. Afin de continuer à proposer un service professionnel et ne pas accumuler une dette technique importante, il est indispensable prendre le temps de se tenir informer des évolutions des technologies utilisées et de réaliser de la R&D sur de nouveaux services. Chaque semaine, plusieurs mises à jour sont proposées pour les services (python, postgresql, docker, Odoo, Nextcloud, etc.). Avant d'être intégrées aux scripts 0K, toutes ces mises à jour doivent être testées (nouvelles fonctionnalités, compatibilité entre elles). Puis il faut les intégrer dans les scripts 0K, les déployer en test chez les clients et enfin en production. Même si ce travail n'est pas fait à chaque nouvelle mise à jour, il est indispensable de ne pas prendre trop de retard au risque d'avoir des outils obsolètes.

En ce sens, l'année 2023 a été une année de changements pour Elabore, avec un fort investissement dans l'amélioration des scripts 0k :

• automatisation de procédures de mise à jour

• développement d'outils de diagnostic rapide,
  

• mise en place d'outis d'alerting sur diverses erreurs système,

•  etc.

Sans compter l'arrivée de trois nouvelles personnes pour vous accompagner, et l'amélioration de la gestion interne du support pour une meilleure réactivité !

L'administration système est déjà un métier complexe lorsqu'il s'agit de gérer un serveur centralisé, il l'est encore plus lorsqu'il s'agit de gérer une multitude de serveurs, comme c'est le cas d'Élabore avec ses clients. C'est une volonté forte d'Élabore de ne pas proposer des services centralisés, mais de déployer les outils CHEZ VOUS. C'est un challenge de le proposer à un coût réduit. Et nous avons progressé là-dessus en 2023 aussi, avec la mise en place de nombreux outils de maintenance de parc serveurs.

Notre défi en 2024 est de continuer sur cette lancée :

• rester à jour des dernières évolutions techniques et fonctionnelles de nos outils

• réduire les temps de procédures, aussi bien humains que machines

• améliorer notre pro-activité en renforçant les outils qui nous permettent de détecter les problèmes AVANT qu'ils n'aient un impact chez vous

• renforcer la solidarité et l'engagement de la "commnauté Elabore" par le cofinancement de nouveaux outils ou nouvelles fonctionnalités

• assurer une toujours plus grande transparence sur les actions effectuées sur vos outils.
  

Jusqu'à aujourd'hui, ce travail était effectué quasiment "pro-bono" par Elabore, avec inévitablement un certain nombre de tensions financières et techniques s'accumulant, pouvant mettre à mal la pérennité de la structure.

Aussi, afin d'assurer le niveau de qualité minimum que vous attendez de nous, dans le but d'assurer l'évolution des outils, leur maintenance, leurs mises à jour, nous avons revu notre grille tarifaire de Maintenance Opérationnelle. Nous en avons également profité pour repenser sa logique pour la rendre plus équitable et y inclure plus de services. (cf ci-dessous).

* La migration de version Odoo fait l'objet d'un devis spécifique. Son coût dépend de la version Odoo installée, du nombre de modules installés, s'il y a des modules que nous avons développés et que nous devons migrer ou non, etc.

Nous avons profité de la révision de nos tarifs pour les rendre plus équitables.

En effet, jusqu'à maintenant, tous nos clients paient le même montant. Cependant, le temps de travail pour de la maintenance varie de façon importante d'un client à l'autre, particulièrement en fonction :

• du nombre d'outils installés*. Plus il y a d'outils installés, plus il y a de travail de mises à jour des services.

• de la taille des données à sauvegarder. Le prix des serveurs de sauvegardes dépend principalement de la taille de l'espace de stockage.

• du nombre de personnes qui utilisent les outils. Plus il y a d'utilisateur·rices, plus il y a de support utilisateur et de risque d'erreurs.
  

 Pour les associations non assujetties à la TVA, nous prenons en charge la TVA et facturons toutes nos prestations en TTC sur la base du tarif HT.

* Les outils installés sur les serveurs de test ne sont pas comptabilités.

Prenons l'exemple d'une entreprise de 5 salarié·es qui a installé Odoo + Nextcloud + Collabora Online et qui a 100 GO de données à sauvegarder. 

 Pour une association non assujetties à la TVA, le tarif de Maintenance Opérationnelle totale serait de 99 € TTC / mois

  *Pour les clients actuels, de nouveaux contrat de Maintenance Opérationnelle seront proposés à la signature entre février et Aout 2024.